電子帳簿保存法対応システム Hub eDOC

Hub eDOCの電子帳簿保存対応機能について

ここでは、電子帳簿保存法についてと「PCA Hub eDOC」の電子帳簿保存法の対応機能について紹介いたします。

電子取引とは

電子取引とは、取引情報の授受を電磁的方式により行う取引をいいます。
いわゆるEDI取引やインターネットなどによる取引、電子メールなどにより取引情報を授受する取引が該当します。
令和4年1月1日(猶予期間2年)より、電子取引データは紙に印刷して保管することが認められなくなり、法令に従って対応しなければならない事となりました。

スキャナ保存制度とは

スキャナ保存制度とは、相手から受領した取引関係書類を、一定の要件の下で、紙のままではなくスキャナ等で読み取った電子データの形式で保存することができる制度です。
令和4年1月1日より、事前承認制度や適正事務処理要件の廃止及び、タイムスタンプ要件・検索要件などについて、大幅に緩和されました。

電子取引となるケース

【電子メール】

ビジネスにおけるすべての電子メールを保存する必要はありません。
注文書・請求書等に通常記載される取引情報が記載されている電子メールは保存しなければなりません。注文書・請求書等が添付されている場合は、添付ファイルのみを保存します。
※値引き理由などがメール本文にのみ記載されている場合はメール本文も保存します。

【クラウドサービス】

請求書等のデータをクラウドサービスにアップロードし、データを授受する場合は電子取引に該当します。

【スマホアプリ決済】

アプリ提供事業者から利用明細等を受領する行為は電子取引に該当するため、要件に従い保存する必要があります。
例)個人のスマホで決裁した場合、画面キャプチャを電子保存

【従業員の立替経費】

従業員が会社の経費を立て替え、その領収書が電子データだった場合は電子取引として扱う必要があります。

電子取引データの保存要件

保存要件

  • 検索機能の確保
    • 取引データの種類ごとに取引年月日、取引金額、取引先で検索できること
    • 日付または金額に関わる記録項目については、範囲指定して条件を設定できること
    • 二つ以上の任意の記録項目を組み合わせて条件を設定できること
  • 関連書類の備え付け
    • システムの概要を記載した書類※自社開発のソフトを使用する場合に限る
  • 見読性の確保
    • ディスプレイ、プリンタの備え付け
    • 整然とした形式、明瞭な状態で、速やかに出力

措置

  • 次のいずれかの対応が必要
    • タイムスタンプが付された後の授受
    • 授受後7営業日以内にタイムスタンプを付す(事務処理規程を定めている場合は、2ヶ月+7営業日以内)
    • データの訂正削除を行った場合にその記録が残るシステム又は訂正削除ができないシステムを利用
    • 訂正削除の防止に関する事務処理規程の備付け

どのように対応するか?

電子帳簿保存法 どのように対応するか?

準備(電子取引)

業務改善を視野に
しっかり対応したい
法改正に
とりあえず対応したい
なるべく
費用をかけずに対応したい
ディスプレイ・プリンタの準備
PCA Hub eDOC(イードック)
タイムスタンプオプション
オンラインによる規程作成支援
PCA電帳法スターターキット[電子取引編]
準備(電子取引) オンラインによる規程作成支援

オンラインによる規程作成支援

  • 事務処理規程の作成
  • 訂正及び削除の防止に関する事務処理の規程の作成

スキャナ保存要件の緩和

真実性の確保 要件 令和3年12月末まで 令和4年1月以降
重要書類 一般書類 重要書類 一般書類
入力期間の制限
(規2⑥一イ、ロ)
2ヶ月+7営業日以内に統一
書類への自署は廃止
解像度(200dpi 以上)
(規2⑥二イ(1))
カラー画像による読み取り
(規2⑥二イ(2))
白黒でもOK 白黒でもOK
タイムスタンプの付与
(規2⑥二ロ)

速やかに付与※1

速やかに付与※2

訂正削除の記録が残るシステムで保存の場合は不要

訂正削除の記録が残るシステムで保存の場合は不要
解像度及び階調情報の保存
(規2⑥二ハ(1))
大きさ情報の保存
(規2⑥二ハ(2))

本人A4以下不要※3

本人A4以下不要※3
ヴァージョン管理
(規2⑥二ニ)
入力者等情報の確認
(規2⑥三)
適正事務処理要件
小規模企業者の特例※4
廃止
可視性の確保 帳簿との相互関連性の保持
(規2⑥四)
見読可能装置(14インチ以上等)
(規2⑥五)
白黒でもOK 白黒でもOK
整然・明瞭出力
(規2⑥五イ~ニ)
システム開発関係書類等の備付け
(規2⑥七、同2②一)
検索機能の確保
(規2⑥六)

日付、金額、取引先に限定

日付、金額、取引先に限定
税務署長の承認 廃止※5※6 廃止※5

「※1」受領者等が読み取る場合、受領後、受領者等が署名の上、特に速やか(おおむね3営業日以内)に付す必要あり。
「※2」受領者等が読み取る場合、読み取る際に付す、又は、受領等後、受領者等が署名の上、特に速やか(おおむね3営業日以内)に付す必要あり。
「※3」受領者等が読み取る場合、A4下の書類の大きさに関する情報は保存不要
「※4」小規模企業者の特例の適用を受ける場合(税務代理人が定期的な検査を行う場合)、相互けんせいの要件は不要
「※5」既に承認済みの申請に対し、令和3年度法改正の要件で運用するためには、開始した日について、社内で管理・記録する。業務フロー図や規程の変更も行う。(取りやめの届出は不要)
「※6」過去分重要書類については所轄税務署長等宛に適用届出書の提出が必要。

重要書類と一般書類について

重要書類 → 資金や物の流れに直結・連動する書類

  • 契約書
  • 領収書
  • 請求書(支払通知書)
  • 納品書
  • 送り状
  • 輸出証明書
  • 預り証
  • 借用証書
  • 預金通帳
  • 小切手/約束手形
  • 有価証券受渡計算書
  • 社債申込書
  • 契約の申込書(定型的約款無し)

※上記書類の写し
⇒請求書(控)・納品書(控)など

一般書類 → 資金や物の流れに直結・連動しない書類

  • 見積書
  • 注文書
  • 検収書
  • 入庫報告書
  • 貨物受領証
  • 契約の申込書(定型的約款有り)
    ⇒保険の申込書、携帯電話の申込書等

※上記書類の写し
⇒見積書(控)・注文書(控)など

準備(スキャナ保存)

スキャナ読み取りから適切な保存までの日数
業務処理サイクル方式
[2か月と7営業日]
早期入力方式
[7営業日]
PCA Hub eDOC(イードック)
タイムスタンプオプション
事務処理規程の作成
複合機・スキャナの準備
14インチ以上のディスプレイの準備
PCAクラウド・サブスク会計

PCA Hub eDOCの対応機能

■プロパティ情報

プレビュー画面を確認しながら、項目の入力を行うことができます。
PCA Hub eDOCの対応機能 プレビュー画面

電子帳簿保存関連3項目(日付、金額、取引先)のほか、任意で複数のキーワード項目を追加することができます。
PCA Hub eDOCの対応機能 プロパティ情報

■タイムスタンプの設定

タイムスタンプは、自動実行・手動実行にて付与することができます。自動実行ではスタンプ付与時間を設定することによって意識することなく付与されます。
PCA Hub eDOCの対応機能 タイムスタンプの設定

付与されたファイルには、タイムスタンプ付与日が追記されます。一覧表示では、タイムスタンプマークが付与されます。
PCA Hub eDOCの対応機能 タイムスタンプの設定

■PCA会計との連携

保管された電子データやスキャナ保存された画像ファイルは、簡単にPCA会計と紐付けすることができます。
PCA Hub eDOC PCA会計との連携

■セキュリティ関連

【二段階認証により、不正アクセスを防止します】

ID、パスワードの他に認証コードによってアカウントを保護します。ログイン時に、メールにて認証コードを発行します。

【通信やファイルは暗号化されます】

すべての通信はSSLを利用して暗号化されますので、通信の途中で情報が盗み見られることを防いでいます。
また、保存されるファイルはすべて暗号化されますので、大切なデータを外部からの攻撃から守ります。

【アクセスログを記録します】

利用者の操作ログを記録します。ログは、csvファイルに出力して確認することができます。
監査ログ:すべてのユーザー操作を記録したログ
セキュリティログ:不正アクセス監視のためのログ
操作ログ:ファイルの操作ログ

【国内の強固なデータセンターを利用】
PCA Hub eDOCは国内のデータセンターを利用してサービス提供を行っております。複数のデータセンターにまたがったシステム基盤で安定稼働されており、厳格なコンプライアンス要件へ対応しているため、柔軟かつセキュアな環境を実現可能です。

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