PCAクラウド移行の際に
注意してほしい7つのこと

ソフトウェアやサーバーなどの情報システムを、自社で導入し、運用することを指します。自社運用型と呼ばれることもあります。SQLサーバーで運用するPCAのSQL版ソフトがオンプレミスに当たります。

情報システムを、インターネットを通して、利用することを指します。ですので、利用者の手元に実物はなく、ソフトだとダウンロードを行い、サーバーはインターネットを介して利用します。多くのクラウドサービスでは、月額や年額で利用する定額制を採用している場合が多いです。PCAクラウドも、月額または年額での利用になります。

１．徐々にPCAクラウドへ移行する

PCAクラウドは導入前に2か月間の無料体験を行えます。無料体験は、クラウドソフトでも問題なく運用できるかを確認のために行うものです。弊社は、はじめに２～3領域程、PCAクラウドへデータ移行を行い、操作速度など問題がないことが確認でき次第、全データあるいは利用するデータを移行をお勧め致します。PCAクラウドの処理速度は、通信速度に依存しますので、通信速度が遅いと処理速度も遅くなります。ですので、初めにすべてのデータを何時間もかけ移行しても、操作の速度が遅く導入をしないケースもあり得ます。そうなると、移行に費やした時間が無駄になってしまいます。まずは２～３領域をデータ移行し、操作性をお試し頂ければと思います。

２.データバックアップを定期的に行う

PCAクラウドは、通信障害などで利用できなくなった時のため、緊急時用スタンドアロン版を無償で提供しております。緊急時用のソフトにはデータが入っておりませんので、バックアップしたデータを戻す必要がございます。そのため、バックアップを定期的に行い外部記憶媒体やローカルに保存することを推奨致します。クラウドソフトは、インターネットにつながる環境さえあれば、いつでもどこでも利用できますが、インターネットが繋がらなければ利用できません。いつインターネットの不調が起こるかはわかりませんので、万が一の時のためのバックアップデータがあると、安心してPCAクラウドを利用できます。

３.外出先や自宅でもPCAクラウドの無料体験を行う

コロナウイルス対策でテレワークを導入する企業が増えました。それに伴い、社外でもPCAクラウドを利用するお客様が増えております。PCAクラウドの処理速度は、通信速度に依存しますので、利用するインターネット速度が遅ければ、処理速度も遅くなります。ですので、無料体験を自宅やまたは外出先で使うwi-fiルーターなどでも必ずお試しください。 ちなみに弊社では、UQコミュニケーションズ社のモバイルルーターにて社外で利用しておりますが、問題なく利用できております。

４.同時に利用する人数を把握する

PCAクラウドは、同時に利用する人数での契約になりますので、PCへのインストール台数は何台でも可能です。5人で利用する場合の例をあげます。従来のオンプレミス版であれば、PCへのインストール台数分のライセンス購入が必要でしたので、5人で利用する場合は、5ライセンスの契約が必要になります。ただ、常に5名同時で利用している場合は少なく、多くても2～3名が交互に利用しているケースが多くあります。そうなるとPCAクラウドでの契約は2か3ユーザーでよく、契約人数を抑えた分費用を抑えることができます。

そのため、同時に何名利用しているのか把握しておけば、最低利用人数での契約が可能です。月額契約のイニシャル0プランであれば、月々で利用人数を変更できますが、年額契約のプリペイドプランだと、次回の更新時まで利用人数を減らすことができませんので注意が必要です。

５.ソフトの導入費用、ランニングコスト面の比較のみで導入の判断をしない

PCAクラウドは、給与、会計、販売・仕入管理など複数ソフト利用している場合や、複数人で利用している場合、オンプレミス版ソフトよりも費用を抑えることも可能です。
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ただ、PC1台で利用できるスタンドアロン版や、2台のPCで運用しているEasyNetwork版を利用している場合は、費用を抑えることが難しいです。ただ、導入の際は、従来のソフトとの導入費用、ランニングコストの比較のみ導入の判断はお勧めできません。
PCAクラウドを導入したことで、「自宅や外出先でもPCAソフトが利用できる」「会計士や税理士へのデータの受け渡しが無くなった」「繁忙期のみ利用人数を増やし、残業が減った」など導入費用やランニングコストの比較だけでは把握できないメリットもあるかと思います。ですので、導入後の効果もふまえてご検討いただければと思います。

６.PCAクラウド無料体験を評価する時間を確保する

すでにPCAソフトを利用しており、同じソフトの無料体験を行うお客様であれば、データを移行し、すぐに操作できるかと思います。ただ、他社の会計ソフトを利用しているお客様、販売管理や就業管理など新たにソフト追加するお客様は、お試しいただく時間を確保頂いたほうが良いかと思います。無料体験を申し込んでも、初めて利用するソフトだと初期の設定や登録、操作のレクチャーを受ける時間が必要になります。また、既存システムでの業務と並行して、新しいソフトも試しますので、時間を確保しないと何も評価できないまま無料体験を終えることになってしまいます。そうなりますと、導入が先送りになったり、もしくは評価できなかったとの理由で導入を行わないこともあるかもしれません。 当たり前のことを言っているようですが、評価できずに無料体験期間を終えるケースは多くあります。ですので、今の業務の中で評価する時間を確保できるか確認した上で無料体験の申し込みを行うことをおすすめします。

７.複数年契約は慎重に

PCAクラウドは、月額契約のイニシャル０プランより、年額契約のプリペイドプランのほうが多少お得です。イニシャル０プランよりも、１年契約で約３％、３年契約で約５％、５年契約で約８％の割引率になります。プリペイドプランは、契約更新のタイミングでのみ、ユーザー数を減らして契約できます。ですので、例えば３年や５年で１０ユーザー契約を行った場合、その期間中に利用人数が５名などに減ってしまった場合変更できません。
そうなると、利用していないユーザー分の費用は無駄になります。複数年契約は、一見お得に見えますが、利用人数の変更が柔軟でない分、コストのコントロールも出来ないので慎重にご契約頂ければと思います。

まとめ

クラウドへの移行は、最適なプランを契約し、運用していけば様々なメリットが得られます。その逆もしかり、マッチしないプランを選んでしまうと費用がかさみ、メリットがあまり得られないこともあります。
弊社はこれまで多くのお客様へクラウド移行のご支援をさせていただきました。導入の相談はもちろん、ソフトのインストール、データの移行、初期の設定、操作のご支援までワンストップでサポート可能でございます。お気軽にお問い合わせください。