シースリーが
テレワーク導入までに行った
8つのこと

①リモートアクセスツールを導入する。

手っ取り早く在宅ワークを行いたいなら、リモートアクセスツールの導入をおすすめします。リモートアクセスツールの導入さえ行えば、おおよそのPCで行う業務はテレワーク可能です。ただ、ソフトによってはルーターの設定（ファイアウォール）を変える必要があったり、動きがスムーズでないものもございます。
せっかく在宅勤務を実施しようと思っても社内PCに繋がらなかったり、繋がっても動きが非常に遅く、結局、通常勤務に戻ってしまう可能性もあります。ですので、事前にテストを行った上での導入をお勧めします。
弊社では、「anyclutch remote」というツールを使用しております。
セキュアな環境で、自宅のＰＣのＯＳが古かったり、通信速度があまり早くなくても サクサク利用できます。弊社で販売も行っておりますので、ご質問などございましたらお気軽にお問い合わせください。

（費用）
月額：　 900円（税別）/１ID
年額：10,800円（税別）/１ID
「anyclutch remote」詳細ページ
https://www.anyclutch.me/

②メール送受信を自宅PCから行えるようにする。

自宅でメールの送受信を行う方法は２つございます。
１：クラウド版のメールプランやメーラーの変更
２：社内サーバーでメールの管理を行っている場合は、社内サーバーへのアクセスができる設定への変更
弊社としては、「１：クラウド版のメールプランやメーラーの変更」をオススメ致します。理由としては、メールの設定、導入が非常に簡単だからです。
弊社は、Googleが提供している「Gmail」を利用しております。IDとPASSが分かれば、いつでもどこでもログインができ、メール送受信が可能です。自宅からだけではなく、外出先や出張先でも気軽にご利用できるのでかなり便利です。

（費用）
15GBの容量まで無料でご利用できます。
「Gmail」詳細ページ
https://www.google.com/intl/ja/gmail/about/

③ファイル共有はクラウドストレージを使用

エクセル、ワード、パワーポイントなどのファイルをクラウド上のサーバーへ保存し、運用すれば、いつでもどこでもアクセスできます。
弊社は、「box」というクラウドストレージサービスを利用しています。「box」は、アメリカの大手ビジネス専門誌「Fortune」に掲載された全米売上高上位500社のうちの60％が利用している世界最大シェアの法人向けクラウドストレージサービスです。
クラウドストレージは、社内でのファイル共有だけではなく、社外へのファイル共有も可能です。弊社も、パートナー企業様やお客様へファイル共有はboxを利用しています。容量が大きいファイルなども、すぐに共有できるので非常に便利です。
「box」導入のお手伝いも行っておりますのでお気軽にご相談ください。

（費用）
年額：6,270円（税別）～/１ID
「box」詳細ページ
https://www.box.com/ja-jp/home

④会社の電話を個人携帯でできるように設定

テレワークになっても、会社には電話はかかってきますし、時には発信もしなければなりません。企業によっては、テレワーク実施時はメールでの問い合わせのみ対応や、電話をかけても担当者の携帯番号へ直接連絡してくださいとのアナウンスが流れるところもございます。そうしますと電話で問い合わせたお客様が別の企業に流れる可能性もあります。しかし、社用携帯電話を全社員に配布するとなると費用も手間もかかってしまいます。
弊社では、楽天コミュケーションズが提供している「モバイルチョイス」を利用しています。こちらは、個人の携帯電話を使って、電話番号を変えることなく、受信発信ができ、仕事で利用した分の通話料金のみ会社で負担できる仕組みになっています。そのため、社用携帯電話を新たに購入する必要がございません。
「モバイルチョイス」導入のお手伝いも行っておりますのでお気軽にご相談ください。

(費用)
初期費用、月額基本費用無料
使用した通話料分の費用をお支払いいただきます。

「モバイルチョイス」詳細ページ
https://comm.rakuten.co.jp/houjin/mobacho/

⑤グループチャットの導入

在宅勤務中の報告や相談を電話やメールで行っていたら非常に効率が悪いです。また、何度も電話すると電話代もかかってしまいます。そのため、社内での連絡手段がメールや電話のみの場合は、グループチャットの利用を強くオススメします。
素早くコミュニケーションが取れますし、また相手が既読したのかどうかもわかるので安心です。弊社は「aipo」というグループウェアを利用しています。グループチャットだけではなく、社員１人ひとりのスケジュールも確認できます。
ただ、一点注意してほしいことがございます。弊社もそうだったのですが、「メール」のような使い方にならないように、利用上のルールを決めたほうが良いかもしれません。
例えば、「○○さん　お疲れ様です。」のような挨拶を行った後に要件を伝えたり、返信の際も「○○さん　承知致しました。○○を行います。よろしくお願い致します」と返信してしまっては、メールと変わりません。グループチャットは、普段の会話と同じくスピーディーに連絡するためのツールであると思いますので、挨拶無しで要件を伝える、返事も一言で終わらせるなどのルール決めをすると良いと思います。
弊社も初めのうちは、上長に対しての連絡で戸惑いがありましたが、ルールを決めたおかげで以前よりもスピーディーなコミュニケーションができるようになりました。

（費用）
月額：100円（税別）～/1ユーザー
利用する機能によって費用が変わります。

⑥ＷＥＢで出退勤を登録

紙のタイムカードや、社内にある特定の機器でのみ出退勤ができないシステムを導入しているのであれば、ＷＥＢ出退勤ができるシステムへ変更するのも検討いただくのもよいかもしれません。弊社は、⑦で紹介した「aipo」で出退勤の登録できるので、それを利用しています。WEB上での登録できますので、テレワーク時も問題なく出退勤登録ができていました。
テレワークを導入するうえで一番不安に思うことは、「ちゃんと業務を実施しているのか？」ということだと思います。テレワークでは、通常勤務のよう社員の業務実施状況を常に確認することは不可能に近いです。
中には、部屋のドアの開閉を感知するセンサーを設置し、部屋にどのくらいいるのかチェックしたり、定期的にＰＣのＷＥＢカメラで写真が撮られ、ちゃんとＰＣの前に座っているか確認するソフトを導入している企業もあるそうです。ただ、そういった管理ツールを導入するのには費用もかかりますし、社員も常に監視されていると仕事がやりにくいかもしれません。特に女性社員ですとプライベートの空間を監視されるのは不快に感じることもあるかと思います。
そのため、弊社は以下のように管理を行いました。

• 始業時に全社員が参加しているグループに、出勤の報告を行う。
• トイレや昼食時などの離席時には、離席中の設定を行う（zoomの機能）
• 終業後、上長に業務報告を行う。
• 週に一回、部門ごとに今週行ったことの確認、来週行うことを確認する

「何をしたのか」「何をするのか」を明確にすれば、常に確認しなくても成果物でちゃんと業務を行っていたのか把握できます。弊社では、テレワークを実施しても社員の一人ひとり業務効率はさほど変わりませんでした。

（費用）
月額：100円（税別）～/1ユーザー
利用する機能によって費用が変わります。

⑦ＷＥＢ会議ツールを導入

「zoom」を弊社は導入しております。恐らく、無料で利用できますので多くの企業様が「zoom」を利用しているかと思います。さすがにお客様との打ち合わせや、社内会議を電話だけで行うのは難しいです。
弊社は、WEB会議ツールとしてももちろん利用しておりますが、社内用の「電話」としても利用しております。利用方法は簡単で、出勤中は常に利用可能な状態にし、話したいタイミングでミーティングを開始するだけです。zoomは、カメラoffで利用できますし、無料アカウントだと1回のビデオ会議を40分まで利用可能です。インターネットの契約タイプにもよりますが、多くの場合、インターネット経由で会話したほうが電話するよりも費用を抑えることができるかと思います。また、zoomだと画面共有ができ、確認したい資料を見せながら話すことも可能なので、電話よりも確実に伝わります。
ただ、お客様との打ち合わせや会議だと、40分を超えることも多々あると思います。40分を超えると接続が絶たれるので、その都度接続し直せば利用できますが、手間がかかります。有料プランをご利用いただけますと、時間無制限に利用可能です。１つの有料アカウントを使いまわせるので、必要な時だけ有料アカウントにログインして利用すれば、最低限のコストで運用できます。

（費用）
基本アカウント
無料。参加者総数が3名以上のミーティングの時間が40分間利用できます。
プロアカウント
月額：2,000円（税別）/1ユーザー　
3名以上のミーティングが24時間までご利用できます。

⑧クラウド版の業務基幹ソフトを利用

弊社は、ＰＣＡクラウド会計、給与、商魂・商管（販売仕入管理）を利用しております。クラウド版の業務基幹ソフトなので、インターネット環境さえあればどこでも利用可能です。 ＰＣＡクラウドの特徴は、同時接続人数での契約になります。
例えば、３ユーザーでの契約でも、５台のＰＣにインストールができます。
そのため、インストールするＰＣ分の契約が必要ないので、利用コストを抑えることが可能です。弊社も商魂・商管ソフトの利用人数は５名ほどいますが、契約は２ユーザーで契約しており、十分利用できています。

クラウドソフトは「処理速度が遅いのでは？」と思っているお客様もいるかもしれません。PCAクラウドは、現在日本で提供されているプロバイダーの通信速度であれば、問題なく利用できると弊社では認識しております。ただ、プロバイダーにより通信速度の差異がございますので2か月間の無料お試し期間でご確認ください。YouTubeなどの動画プラットフォームが閲覧できる通信速度であれば実用的な速度は確保できるかと存じます。

（費用） 月額：16,200円（税別）～

「PCAクラウド」詳細ページ
https://pca.cthree.jp/user_data/saas.php

2か月間の無料体験はこちらから！
https://pca.cthree.jp/user_data/s-freetrial.php

まとめ

今回弊社のテレワーク導入までの取り組みを紹介しましたが、実は、全社員が毎日在宅勤務実施はできていないです。毎日1～2人は出社しています。

出社しなければならない理由は、郵便物の受け取りです。こればかりは、どうにもなりませんでした。ただ、あまり郵送物の受け取りや発送がない企業様だと全社員テレワークが可能かもしれません。今後、請求書や納品書は、WEBでの送付が基本になるかとは存じますので、書類の郵送は確実に減っていくと思います。弊社も4月以降請求書の送付は、基本メールでの送信で対応しており、なるべく紙からデータでのやり取りを行うように移行しています。

弊社も、徐々に問題点を改善しながらテレワークができる環境を構築していきました。
これからテレワークを導入していく企業様も、テレワークしやすい部署やローテーションで少人数から実施し、改善点などを見つけながら、テレワーク導入する人数を増やしていけば、通常業務と変わらないテレワーク環境を構築できるかと存じます。

今回の記事を見ていただいた企業様が、テレワーク導入への舵を切るきっかけになれば幸いです。

最後まで読んで頂きありがとうございました。