PCA Hub eDOCの導入メリット

特徴は？どんなものなのか。

ピーシーエー社より第一弾として「PCA Hub eDOC」が2022年3月1日リリースされました。
PCA Hub eDOCは電子帳簿保存法の保存要件を満たしている、多種多様な働き方に向けた企業向けのオンラインのストレージサービスです。オンラインストレージサービスとはインターネット上にあるストレージ（記憶媒体）に各種データを保存できるサービスです。皆さんの会社にもファイルサーバーやNAS（Network Attached Storage）があり、そこへデータを保存していませんか？そのファイルサーバーなどがインターネット（と言っても、ピーシーエー社で厳格に管理された環境にありますのでご安心ください。）にあるクラウドストレージを基盤としたサービス提供となります。
また、基幹業務システム（PCA会計・魂管・給与など）と連携した文書データ管理システムとして事業に関わるデータの一括管理を実現しますので、お客様のテレワーク・ペーパーレス化・業務効率化を推進するサービスです。

例えばPCA Hub eDOCでできることはこんなことができます。

１． テレワーク・リモートワークでの利用

企業内にある、重要なデータやファイルを安心・安全に共有可能とする企業向けオンラインのストレージサービスですので従来のような企業内のファイルサーバーやNASへの保存・閲覧のために社外からVPN（Virtual Private Network）で接続するような環境は必要ありません。なので、在宅勤務やテレワーク、モバイルワーク、など多様な働き方を支援することができます。

２． 電子帳簿保存法対応

PCA Hub eDOCは文書データ管理システムですので、PCA Hub eDOCを利用すれば、電子帳簿保存法（スキャナ保存・電子取引）に対応した必要な各機能を保有していますので、多額な費用をかけることなく、簡単に電子帳簿保存法に対応した環境が提供されます。

３． PCAクラウド、PCAクラウドAWS、サブスクとのシームレスな連動

オンプレミス・スタンドアローンなどの企業内ネットワークのPCA会計や給与、商魂、商管からの連携（企業内LANからInternet接続ができる必要があります）だけでなく、PCAクラウド・サブスク製品との連携もオンライン上で情報共有が可能で、かつ、円滑に行えます。会計や商魂・商管での請求書や、給与での給与明細などの資料をクリック一つで共有ができます。

４． ＡＰＩ連携機能（機能搭載予定で時期は未定です）

まだローンチはされていないのですが、今後は事務所内の複合機や他社のクラウドサービスとの連携について紙の書類をスキャンしたデータや各種データファイル整理をシームレスに効率的に行うことができるようにするとのことですので、より便利になりペーパーレス化を進めることになるでしょう。

動作環境や仕様

■動作環境

ウェブブラウザからのご利用となり、パソコン、タブレットのChrome、Edge、Safariが対応しておりますので、PCA Hub eDOCを利用するには新たにソフトウェアをインストールする必要はありません。もちろん、最新のWindows11でも大丈夫です。

■操作性

直感的に操作できるデザインとなっていますので、シンプルでわかりやすい画面で作業時間の削減に貢献することでしょう。別な言い方をすれば文書データ管理に特化しているので機能名も少ないのでわかりやすいという一面もありますが・・・。
一覧とサムネイル表示の切り替えもワンクリックで可能なので、一覧表示だとわかりにくいものもサムネイル表示ですとイメージがわかりやすいので便利です。

一覧表示

サムネイル表示

■アクセス管理

フォルダ毎にアクセス権限の設定ができます。ユーザーやグループに「所有者、編集者、読者、プレビュー、拒否」の権限設定が可能です。

アクセス権限の詳細は？

■ファイル共有はなんのデータでもできるの？

クラウド上で様々なファイルを共有できます。USBメモリを利用したり、専用ソフトをインストールすることなく、ブラウザで利用できるため、効率的に情報共有をすることができますが、多少制限はありますので、ご注意ください。
まずファイルサイズですが、2GB未満のファイルまでとなっています。
2GBまでのファイルであれば、どのようなファイルでもアップロードできます。また、PDF、Excel、Word、PowerPoint、リッチテキスト、テキスト、画像（jpg、bmp、pngなど）のファイルは専用アプリがインストールされていなくてもブラウザでプレビュー表示ができます。

■バージョン管理

同名のファイルをアップロードした場合では、別名で保存もできますし、古いファイルを削除することなく保持し、履歴として管理することもできますので、ファイルを誤って更新してしまった場合でも、復元することが可能です。

■ドキュメントの管理

履歴書や誓約書などのドキュメントをPCA給与や人事の社員情報に紐づけることができます（eClip機能）。それらのドキュメントはPCAクラウド・サブスクからボタン一つで呼び出すことができます。

■オプション機能（タイムスタンプ）

タイムスタンプは、自動実行・手動実行にて付与することができます。自動実行ではスタンプ付与時間を設定することによって意識することなく付与されます。

付与されたファイルには、タイムスタンプ付与日が追記されます。
一覧表では、タイムスタンプマークが付与されます。

導入してどんなメリットがあるの？自社に取り入れるメリットはあるのか。

PCA Hub eDOCを導入すると、一番のメリットは電子帳簿保存法への対応だと思います。電子帳簿保存法は「ようするに、データで保存すればよいのでしょ、今のファイルサーバーでできるので新たな環境は不要」と思われがちですが、確かに保存するだけならそのとおりかもしれませんが、電子帳簿保存法では検索ができないといけません。取引日、取引先、取引金額などで検索できるようにするには、一般のファイルサーバーの機能だけではできません。データファイルにメタタグをつけて管理する必要がありますが、PCA Hub eDOCは電子帳簿保存法のスキャナ保存と電子取引に対応しており、JIIMA認証も取得予定です。

・プロパティ例

また、重要なデータ保存としても社内サーバー保存より故障や停電時のリスクなどを考慮すると優位であると考えます。
そして、なによりPCA会計、給与、商魂、商管などPCA商品をご利用いただいているお客様にはシームレスな連携により運用できることは一番のメリットだと思います。もちろん単体で文書データ管理システムとしても十分利用価値があるサービスだと思います。

似たようなサービスと何が違うの

「文書データ管理システムとしては良さそうだが、他にも似たようなオンラインストレージサービスがあるけど、何が違うの？」と聞かれます。
私どもは
１． PCA基幹業務パッケージとのシームレスに連携が標準でできること。
２． シンプルな仕組みと機能なので導入展開がしやすいこと。
３． 管理機能ごとにURLが違い、そのためメニューが限定されるのでわかりやすいこと。
とお答えしております。
他社のオンラインストレージサービスとしてGoogleWorkspace G-Drive、MicroSoft OneDrive、BOX、Dropbox、などがありますが、他社のオンラインストレージサービスはデータ管理だけでなく、外部とのデータ共有などのコラボレーションツールの側面もあり、どれも管理者のスキルが相応に必要となります。ＩＴ専任担当者がいないような中小企業においては導入展開が大変です。またコスト的にも他社は利用者１人あたり月額費用が発生しますが、PCA Hub eDOCはストレージ容量と最大利用ユーザー数で費用が決まりますので、少人数でも安価で導入しやすいのも違いです。

導入の手間は？自分でできそうか

「みんな簡単にできますよって言うけど、やってみると難しいのが多いので不安」とおっしゃるお客様がいらっしゃいました。
やることは
１． 自社で使うサブドメイン（***.pcahub.jp/　***の部分）を決めて申込み
２． 基本設定のログインポリシーを設定
３． ユーザーを登録し権限を設定
４． 保管用フォルダを作成し必要に応じてフォルダオプションを設定
５． ユーザーへ操作指導
以上となります。もちろん運用条件、規定にあわせて細部の設定が必要となる場合もありますが、文書データ管理で利用開始であればデフォルトの設定ですぐに運用可能です。
標準利用であれば、おそらくマニュアルを読んでから設定完了まで４時間もあればできる内容だと思います。それでも不安というお客様にはPCA社からは「PCA電帳法スターターキット」も用意されておりますが、シースリーでも導入支援サービスは提供しておりますので営業へご相談ください。遠方であっても弊社よりお客様のパソコン画面を共有しながら一緒に操作して覚えていただくサービスも提供しておりますのでご検討くださいませ。

で、費用は

PCA Hub eDOCの価格(税込)

【PCA Hub eDOC】の利用に関して

• 契約は月額もしくは、年額での契約となります。
• プランごとに定められたユーザー数・契約容量（ストレージ容量・月間データ転送量※1（ストレージ容量と同等））を超過する場合はプランの変更が必要となります。
• タイムスタンプオプション250のオプションサービスは月間で250タイムスタンプまでの利用料金となります。超過する場合は弊社までお問合せください。
• お申し込みは弊社ホームページから、もしくは弊社販売店様へのお申し込みください。※2

※1 データ転送容量とは、インターネットを通じてダウンロードされた容量です。
※2 サービスのお申し込み可能日はリリース日を予定しております。
※ タイムスタンプはセイコーソリューションズ株式会社提供のタイムスタンプになります。
※ 上記の内容は予告なく変更する場合がありますのでご了承ください。

PCA Hub eDOC タイムスタンプオプション250の価格
ユーザー数は規定なく、１ヶ月のタイムスタンプ上限が250スタンプで
年額39,600円（税込）
月額 3,300円（税込）

前述しました他社オンラインストレージと比較すると（タイムスタンプオプションなし） ５ユーザーの場合

10ユーザーの場合

20ユーザーの場合

いかがでしたか、検討の参考になりましたでしょうか？
PCA会計や商魂などご利用されていなくても、文書データ管理システムとしてのオンラインストレージサービスとしても電子帳簿保存法利用に最適なサービスとなっております。
シースリーではPCA Hub eDOCの導入支援も行っておりますので、導入検討の際は是非シースリーへご相談くださいませ。